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Nachgefragt...

Wir stehen Ihnen selbstverständlich nach einem Training, aber auch unabhängig von Schulungen mit Rat und Tat zur Seite.

FAQ - Frequently Asked Questions

Da es oftmals um "Häufig Gestellte Fragen" geht, deren Antworten auch für weitere Anwenderinnen und Anwender interessant sein können, werden diese auf den FAQ / »Nachgefragt...« Seiten beantwortet.

Microsoft Word

Serienbrief

Serienbriefe mit Word :: Eine Anleitung

Problem beim Serienbrief

Wie erreicht man korrekte Seitenzahlen beim Seriendruck in ein neues Dokument

Normalerweise sind Seitenzahlen im Bereich der Kopf- und Fußzeilen schnell eingerichtet: Über das Menü/Befehlsregisterkarte [Einfügen] finde ich die Kopf- und Fußzeilenbereiche und kann dort bequem die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtzahl der Seiten über die entsprechenden Schaltflächen einfügen. Bei längeren Briefen erhalte ich somit "Seite 1 / 3", "Seite 2 / 3", ... Dies funktioniert auch noch, wenn ich diesen Brief als Seriendruck an z.B. 25 Empfänger ausdrucke.

Bei Seriendruck-Dokumenten gibt es die Möglichkeit, den Seriendruck in ein neues Dokument zu überführen. Aus dem dreiseitigen Brief an 25 Empfänger wird somit ein neues Dokument mit insgesamt fortlaufenden 75 Seiten. Dies bietet den Vorteil, bei einzelnen Empfängern noch Korrekturen oder Ergänzungen am ansonsten gleichlautendem Text vorzunehmen. Allerdings wird der Standardbefehl für die Gesamtzahl der Seiten in diesem Fall "falsch" umgesetzt, denn ich erhalten "Seite 1 / 75", Seite 2 / 75", "Seite 3 / 75", "Seite 1 / 75", ...

Die Gesamtzahl der Seiten bezieht sich auf das komplette Dokument und nicht auf die Anzahl der Seiten pro Abschnitt (und damit pro Brief). Anstelle der Funktion <NumPages> aus der Kategorie "Dokumentinformationen" muss die Feldfunktion <SectionPages> aus der Kategorie "Nummerierung" hinzugefügt werden. Dann beginnt die Zählung der Seitenzahlen mit jedem Abschnitt (und hier bei jedem neuen Adressaten) neu.

Formatierungen

Fußnoten

Beim Einfügen von Fußnoten werden diese automatisch durch eine Fußnotentrennlinie vom Text getrennt. Wie lässt sich diese Linie formatieren?

Zur Formatierung von Zahl und Text können die Formatvorlagen "Fußnotentext" und "Fußnotenzeichen" genutzt werden. Die Fußnoten-Trennlinie zwischen Fußnote und Text kann nur in der Normal- oder der Gliederungsansicht verändert werden:
 
Ein Doppelklick auf die Fußnoten-Nummer im Text öffnet ein Fenster mit allen Fußnoten. Alternativ über das Menü [Ansicht] - [Fußnoten] (Word ...2003), bzw. Register [Verweis], Bereich [Fußnoten]: "Notizen anzeigen" (Word 2007).
 
Über ein Dropdown-Listenfeld kann die Fußnotentrennlinie ausgewählt werden. Diese ist nun sichtbar und kann über die Zeichenformatierung gefärbt oder dicker (fett) formatiert, bzw. durch andere Zeichen ersetzt werden.

Automatisierung

Seitenzahl "Folgeseite" auf Fußzeile

Wie kann eingerichet werden, dass in der Fußzeile eines Briefes die Seitenzahl der folgenden Seite erscheint?

Hierfür muss der aktuellen Seitenzahl "1" hinzu addiert werden. Das geht mit einer Feldfunktion Seitenzahl und einer Addition. Zu beachten ist allerdings, dass auf der letzten Seite des Dokumentes kein Hinweis (wie z.B. "../2") auf die kommende Seite mehr erscheinen darf.

( if ( Page ) < (Numpages) "../( =(Page)+1 )" "")
 
( WENN ( SEITE ) < ( ANZSEITEN ) "../( =( SEITE )+1 )" ""}

Sprache des Codes abhängig von Word-Version

Wenn Sie diesen Ausdruck in die Fußzeile Ihrer Dokumentvorlage schreiben, wird auf allen Seiten mit Ausnahme der letzten die Nummer der Folgeseite angezeigt. Bei einseitigen Dokumenten erscheint somit keine Zahl.

Für die Eingabe der Formel können Sie nicht die normalen geschweiften Klammern verwenden, sondern müssen spezielle Funktionsklammern benutzen. Entweder setzen Sie den geschachtelten Ausdruck durch mehrmaliges Aufrufen des Befehls Einfügen Feld zusammen (dabei werden die Funktionsklammern automatisch gesetzt), oder Sie erzeugen über die Tastenkombination [Strg]+[F9] die Klammerpaare, die Sie dann noch mit den entsprechenden Ausdrücken füllen.

Automatische Formatierung

Wie kann ich verhindern, dass Word (2000...)automatische Formatierungen erstellt?

Beim Formatieren in Word wird ggf. automatisch eine Formatvorlage erstellt, die auch an nicht gewünschten Passagen automatisch gewählt wird. Diese automatische Formatierung lässt sich bei Word über das Menü Format - AutoKorrektur - AutoFormat während der Eingabe - Während der Eingabe automatisch ersetzen - Formatvorlage basierend auf Formatierung definieren abgewöhnen.

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