Serienbrief mit Word
Diese Anleitung gliedert sich in drei Bereiche:
- Seriendruck Grundlagen, die Datenquelle
- Das Hauptdokument
- Mit Bedingungsfeldern arbeiten
Hauptdokument :: Bedingungsfelder
Die Datenquelle
Seriendruck-Manager :: Datenquelle wählen :: Datenquellen in Word :: in Excel :: in Access
Zuerst einmal ein paar Definitionen: Ein Serienbrief ist ein einheitliches Dokument, das mehrfach gedruckt, an bestimmten Stellen variable Angaben einsetzt, die in einer Datenliste zuvor gespeichert wurden. I.d.R. handelt es sich um einen in weiten Teilen einheitlichen Brief, der an eine Reihe unterschiedlicher Adressaten versendet werden soll.
Der Serienbrief benötigt: ein Serienbrief-Hauptdokument, in dem der einheitliche Text geschrieben wird, sowie Datenfelder mit Bezug zur Datenquelle eingefügt werden. eine Datenquelle, in Form einer Tabelle, in der die z.B. verschiedenen Adressaten des Briefes gespeichert werden.
Die Datentabelle enthält die Datensätze (jeweils eine Adresse) mit verschiedenen Datenfeldern (die Überschriften, wie Name, Vorname, PLZ, Ort...).
Durch die Verbindung, dem Zusammenführen von Hauptdokument und Datenquelle entsteht der Seriendruck
Seriendruck einrichten
Anhand eines Standard-Briefes wird im Folgenden die Seriendruckfunktion dargestellt. Es kommen dabei verschiedene Datenquellen zum Einsatz.
Erstellen Sie den Brief, der als Seriendruck-Hauptdokument dienen soll (Sie können auch direkt eine Dokument-Vorlage erstellen). Wählen Sie, nachdem Sie Ihr Dokument gespeichert haben, den Menübefehl:
Extras / Seriendruck
Der in einem Fenster erscheinende Seriendruck-Manager bietet zu diesem Zeitpunkt nur die erste Option: Hauptdokument erstellen... Wählen Sie hier Serienbrief aus.
Nach der Auswahl "Serienbriefe..." werden Sie gefragt, ob Sie das aktive Dokument bearbeiten, oder ein neues Dokument erstellen wollen. Hier wählen Sie natürlich die Option "Aktives Fenster". Anschließend stehen Ihnen im Seriendruckmanager weitere Optionen zur Verfügung.
Da noch keine Daten vorhanden sind, geht es weiter mit der Datenquelle.
Datenquelle wählen
Hier ergeben sich verschiedene Optionen: ·
- Datenquelle erstellen,
für den Fall, dass Sie nicht auf eine vorhandene Datenquelle zugreifen möchten, wird in den folgenden Schritten eine Word-Datenquelle inklusive einer einfachen Eingabemaske erstellt. - Datenquelle öffnen,
wenn Sie eine vorhandene Datenquelle nutzen möchten, wie z.B.: eine Excel-Tabelle oder eine Access-Tabelle oder Abfrage. - Sie können auf z.B. Outlook-Kontakte / Adressbücher zugreifen.
- Mit Steuersatz-Optionen lassen sich verschiedene Datenquellen, oder Datentabellen mit anderen Feldnamen, wie im Seriendruck-Hauptdokument einbinden.
Wählen Sie eine entsprechende Option...
Word-Datenquelle erstellen
Nach der Auswahl dieser Option erscheint ein Fenster, in dem Sie die zukünftigen Datenfelder festlegen. Feldnamen in der Liste, die Ihnen nicht zusagen, können Sie markieren und über die Schaltfläche "Feldnamen löschen" entfernen.
Neue Feldnamen erstellen Sie durch Eingabe in das Textfeld "Feldname" und einem anschließenden Klick auf die darunter liegende Schaltfläche.
Dieser neue Feldname wird in der Liste am Ende eingefügt. Die Reihenfolge in der Feldliste kann über die Schaltflächen "Verschieben" bzw. "Umstellen" verändert werden.
Haben Sie nun alle Feldnamen eingerichtet, geht es nach dem [ O K ] weiter in ein Fenster, wo Sie die Datenquelle speichern müssen.
Zum speichern der Daten wird eine Tabelle in einem Worddokument angelegt. Als Speichername bietet sich etwas wie "Adresse.doc" o.ä. an. Wenn Sie später mit dem Seriendruckdokument arbeiten, werden Sie - vorausgesetzt Sie haben neue Adressen eingegeben - beim Speichern auch danach gefragt, ob Sie die mit dem Seriendruck-Hauptdokument verbundene Datenquelle speichern möchten. Hierbei handelt es sich um eben dieses Dokument, in dem die Adressen unabhängig vom Seriendruck-Hauptdokument gespeichert werden.
Die Datenmaske
Nach dem Speichern erscheint automatisch eine Datenmaske, in der Sie Ihre Adressen eingeben, bearbeiten oder löschen können. (Beachten Sie ggf. die Bildlaufleiste). Einen neuen Datensatz können Sie über die Schaltfläche [ Neuer Datensatz ] hinzufügen.
Die Navigations-Button unterhalb der Eingabemaske dienen zum Bewegen in der Datenbank: zum ersten Datensatz - zum vorherigen Datensatz - Nr. des Datensatzes - zum nächsten Datensatz - zum letzten Datensatz.
Mit [ O K ] kommen Sie nun in Ihr Hauptdokument...
Excel-Tabelle verwenden
Sie haben unter Excel schon eine Datentabelle mit Adressen, bzw. wollen zukünftig Ihre Adressen in Excel verwalten.
Wenn Sie ein paar Dinge beachten, können Sie später einfach auf Ihre Daten zugreifen. Erstellen Sie eine Exceltabelle mit folgenden Eigenschaften Ihre Datensätze sind zeilenweise angeordnet und es befinden sich keine Leerzeilen in Ihrer Tabelle In der ersten Zeile stehen die Bezeichnungen der Datenfelder: Name, Vorname, Strasse, PLZ... Beginnen Sie in der Zelle A1 mit der Eingabe (Es ist auch möglich über Bereichsnamen zu arbeiten. Dann muss die Tabelle nicht im ersten Tabellenblatt in der Zelle A1 beginnen. Beachten Sie allerdings, dass bei der Erweiterung Ihres Datenbestandes auch der Namensbereich angepasst wird). Speichern Sie Ihre Mappe, z.B. als Adressen.xls
Dies schaut dann ungefähr so aus...
Wenn Sie im Seriendruck-Manager an dem oben schon beschriebenen Punkt der Auswahl einer Datenquelle (s.o.) nun den Punkt [ Datenquelle öffnen ] und dann Ihre Excel-Tabelle wählen (auf Datentyp: Excel achten), erscheint folgendes Fenster zur Auswahl des Datenbereiches. Wählen Sie hier "Gesamtes Tabellenblatt", vorausgesetzt Ihre Adressen stehen auf dem ersten Tabellenblatt Ihrer Arbeitsmappe, beginnend bei Zelle A1...
Nach Einbindung der Datenquelle erscheint ein Fenster, über das Sie weiterkommen, zur Bearbeitung Ihres Hauptdokumentes...
Access verwenden
Sie haben unter Access schon eine Datentabelle mit Adressen, bzw. wollen zukünftig Ihre Adressen in Access verwalten. Dies ist die flexibelste Variante der Adressverwaltung, da Sie über die Abfragen sehr weitgehende Filtermöglichkeiten haben.
Sie können mit Word sowohl auf Access-Tabellen, als auch auf (SQL-)Abfragen zugreifen. Grundsätzlich sollten Sie dem Zugriff über Abfragen dem direkten Einbinden von Tabellen vorziehen, um sich flexiblere Möglichkeiten offen zu halten.
Wenn Sie im Seriendruck-Manager an dem oben schon beschriebenen Punkt der Auswahl einer Datenquelle (s.o.) nun den Punkt [ Datenquelle öffnen ] und dann Ihre Access-Datenbank wählen (auf Datentyp: Access achten), erscheint folgendes Fenster zur Auswahl. Wählen Sie hier eine Tabelle oder Abfrage...
Nach Einbindung der Datenquelle erscheint ein Fenster, über das Sie weiter zur Bearbeitung Ihres Hauptdokumentes kommen...
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Seriendruck-Hauptdokument
