Serienbrief mit Word
Das Hauptdokument
Ist über den Seriendruck-Manager die Datenquelle eingebunden, beginnt die Arbeit am sogenannten Seriendruck-Hauptdokument.
Datenquelle :: Bedingungsfelder
Dieses Dokument sollte im Idealfall als Dokument-Vorlage erstellt werden. Als Beispiel wird im folgenden ein vorhandener DIN-Brief verwendet, der als Seriendruckdokument eingerichtet wird.
Datenfelder einfügen :: die Seriendruck-Symbolleiste :: der Serienbrief, drucken :: einzelner Brief, drucken :: die Abfrage, Datensätze auswählen
Datenfelder einfügen
Sie haben eine Datenquelle unter Word erstellt oder eine externe Datenquelle in Ihre Briefvorlage eingebunden (siehe Kapitel: Datenquelle einrichten). Nun erhalten Sie folgenden Bildschirm:
Zusätzlich zu Ihren Sonstigen, ist die Seriendruck-Symbolleiste hinzugekommen. Den vollen Funktionsumfang erhält die Symbolleiste erst nach der Einbindung der Seriendruckfelder über die entsprechende Schaltfläche
Anstelle einer konkreten Adresse oder eingegebener Platzhalter müssen nun die Seriendruckfelder eingefügt werden. Über die Schaltfläche [ Seriendruckfeld einfügen ] öffnet sich ein Fenster mit den Datenfelder, die sich aus der zuvor eingebundenen Datenquelle ergeben:
Klicken Sie ein Datenfeld an, wird es an der Cursorposition eingefügt und erscheint in spitzen Klammern...
Im Prinzip ist hiermit der wichtigste Teil abgeschlossen und die Seriendruck-Symbolleiste ist in allen Stellen funktionsbereit.
Jetzt fehlen noch die Feinheiten... Aber zuvor die wichtigsten Funktionen der Seriendruck-Symbolleiste.
Seriendruck-Symbolleiste
Grundsätzlich unterscheiden sich die Symbolleisten und Funktionen in den verschiedenen Versionen von Word nicht.
Es müssen auch nicht immer Serienbriefe sein... Die Seriendruckfunktion kann zum einen diesem Zweck dienen, aber auch bei einzelnen Briefen ist die Verwendung einer Dokumentvorlage mit Serienbrief-Funktion sinnvoll: Einmal eingegebene Adressen stehen immer wieder zur Verfügung, eine mehrfache und damit fehlerbehaftete Neueingabe erübrigt sich.
1 Seriendruckfeld einfügen
Die in der Datenquelle verwendeten Seriendruckfelder sind hier in einer Liste
aufgeführt (können auch mehrfach eingefügt werden).
2 Bedingungsfeld einfügen
Hier lassen sich verschiedene Optionen zur Steuerung des Serienbriefes über
ausgewählte Feldfunktionen einfügen. In einem weiteren Kapitel wird dies am
Beispiel der Briefanrede beschrieben.
3 Seriendruck-Vorschau
Mit dieser Schaltfläche schalten Sie zwischen der Ansicht der Seriendruckfelder
und der eigentlichen Daten, bzw. Adressen um.
4 Navigation
In der Ansicht der Seriendruck-Vorschau navigieren Sie durch die Datensätze.
Sie kommen zum ersten, zum vorherigen Datensatz, sehen die aktuelle
Datensatz-Nummer, gehen zum nächsten und zum letzten Datensatz.
5 Seriendruck-Manager
Hier kommen Sie analog zum Menü [ Extras ] [ Seriendruck] zu dem Fenster, in
dem Sie die Datenquelle (neu) bestimmen, sowie Abfrage- und Sortieroptionen
(s.u.) einstellen können. Die dahinter folgende Fehlerprüfung ist erst bei
komplexeren Steuerungen relevant.
6 Seriendruck in Dokument
Aus dem Seriendruck-Hauptdokument und den verbundenen Datensätzen wird ein
neues Dokument erzeugt, bei dem für jeden Datensatz eine entsprechende Anzahl
von Seiten erstellt werden. Z.B. ein zweiseitiger Brief ist mit einer
Datenquelle mit 10 Datensätzen verbunden. Das hieraus entstehende Dokument ist
somit 20 Seiten lang. Dies bietet den Vorteil, dass im Prinzip bei jedem
einzelnen Brief der 10 Adressaten individuelle Änderungen vorgenommen werden
können, bevor die 10 Briefe (hintereinander in einem Dokument) ausgedruckt
werden.
7 Seriendruck an Drucker
Hier wird der Brief pro Datensatz einmal ausgedruckt. Für das vorstehende
Beispiel heißt das ebenfalls zwanzig Seiten, die aber direkt gedruckt werden
(zum drucken einzelner Briefe s.u.).
8 Datensatz suchen
Es öffnet sich eine Suchmaske, in der ich für ein bestimmtes Datenfeld einen
Suchbegriff eingeben kann. Z.B. Suche im Datenfeld "Name" nach "Frö"
findet den Datensatz Frölich. Über die Schaltfläche [ Weitersuchen ] würde
anschließend vielleicht Frömmel gefunden.
9 Datenquelle bearbeiten
Hier rufe ich die Datenquelle auf, um neue Adressen einzugeben, zu bearbeiten
oder zu löschen.
der Serienbrief, drucken
Über die Schaltfläche Seriendruck ( 7 ) öffnet sich das Fenster [ Drucken ], das sich nicht von dem normalen Druckmenü unterscheidet. Sie wählen ggf. den Drucker und die Anzahl der Kopien aus worauf hin der Brief an alle Adressaten gedruckt wird
Der Seriendruck an den Drucker, in ein neues Dokument, etc. kann ebenso über die Schaltfläche Seriendruck verbinden, bzw. Ausführen auf der Symbolleiste bzw. im Seriendruckmanager ausgeführt werden.
Hinweis Haben Sie ein Fax-Programm, funktioniert i.d.R. damit kein Seriendruck. Möchten Sie den Brief nur an eine Auswahl Ihrer Adressaten drucken, müssen Sie diese über die Abfrage-Optionen (s.u.) erst noch bestimmen.
einzelner Brief, drucken
Eine oftmals nicht berücksichtigte Möglichkeit der Seriendruck-Funktion besteht im Druck eines einzelnen Briefes über die ganz normale Druckfunktion.
Mit Hilfe einer Dokumentvorlage können Sie neue Briefe erstellen, die jeweils mit einer zentralen Datenquelle verbunden sind, in der Sie generell Ihre Adressen speichern - im Datenbankjargon ist vom Pflegen der Daten die Rede.
Sie erstellen eine neue Datei, wählen in der Seriendruck-Vorschau ( 3 ) den gewünschten Adressaten aus ( 8 ) und drucken das Dokument über die normale Druckfunktion (Menü oder Standard-Schaltfläche). Es wird darauf hin nur der Brief ausgedruckt, dessen Adressaten Sie auf dem Bildschirm sehen.
Noch bequemer geht es, wenn Sie Ihre Adressen in einer Access-Datenbank verwalten. Über eine Schaltfläche in einem Formular können Sie eine Abfrage starten und das Ergebnis an Word weitergeben...
die Abfrage, Datensätze auswählen
Sie haben im Laufe der Zeit viele Adressen in Ihre Datenquelle aufgenommen, möchten nun aber nur einen Teil für einen Serienbrief auswählen. Hier kommt die Abfrage ins Spiel
Es sollen Briefe nur an Adressaten im PLZ-Gebiet 50.000 sowie in Berlin geschickt werden. Über die Abfrage definieren Sie in diesem Fall:
- Die PLZ muß größer oder gleich 50000
- UND kleiner als 60000 sein,
- ODER der Ort ist gleich Berlin
In einem zweiten Fenster können Sie Ihre Datensätze ggf. noch sortieren. Es stehen Ihnen drei Sortierschlüssel zur Verfügung, die nach dem "Telefonbuch-Prinzip" arbeiten (wie z.B.: erst den Ort alphabetisch sortieren, dann innerhalb der Orte den Namen, und bei gleichem Namen wiederum nach dem Vornamen sortieren...).
Bestätigen Sie Ihre Angaben, und es werden nur die ausgewählten Daten angezeigt, gedruckt... Diese Auswahl, als auch die Sortierung ist nur temporär für dieses Dokument. Ihre Daten in der Datenquelle bleiben normal erhalten.
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:: mit
Bedingungsfeldern arbeiten
