Serienbrief mit Word
Mit Bedingungsfeldern arbeiten
Soll der Seriendruck möglichst flexibel aber trotzdem weitgehend automatisch ablaufen, benötigen Sie für verschiedene Dinge noch Bedingungsfelder.
WENN-Funktion :: Wenn... in Word :: Feldfunktionen prüfen :: Briefanrede
An dem Beispiel der Anrede und des Titels (Dr., Prof., etc.) soll dies erläutert werden.
Problemstellung
In dem beschriebenen Beispiel gibt es das Datenfeld Anrede mit den Angaben Frau, Herrn oder Firma. Für den Briefkopf ist dies ausreichend, allerdings funktioniert dies bei der Anrede nicht mehr, da aus Herrn Hans Mustermann, der Sehr geehrte Herr Mustermann wird.
Ebenso ist der Titel problematisch, da im Briefkopf und in der Anrede zwischen Titel und (Vor-)Name ein Leerzeichen gesetzt werden muss. Wenn ich dieses in mein Hauptdokument eingebe, erscheint vor dem Namen ein Leerzeichen, wenn die betreffende Person keinen Titel trägt.
Das gleiche Problem taucht bei der Briefanrede auf, wenn ich an eine Firma: Sehr geehrte Damen und Herren schreiben möchte und keinen Namen als Ansprechperson habe. Zwischen der Anrede "...Herr" oder "...Frau" und dem Namen habe ich ein Leerzeichen und dann das Komma. Bei der Anrede "...Damen und Herren" ist das Namensfeld leer und wird ignoriert. Allerdings bleibt das Leerzeichen und somit habe ich zwischen der Anrede Sehr geehrte Damen und Herren und dem Komma ein nicht gewünschtes Leerzeichen.
Lösung
Mit Hilfe eines Bedingungsfeldes lässt sich dieses "Problem" lösen.
Manchen vielleicht schon aus der Arbeit mit Excel bekannt, gibt es auch unter Word die WENN-Funktion, die mit Hilfe der Schaltfläche [ Bedingungsfeld einfügen ] / [ Wenn... Dann... Sonst... ] eingebunden werden kann. Mit der Hilfe der WENN-Funktion kann ich z.B. abfragen, ob es beim Adressaten einen Titel gibt, und wenn ja, das benötigte Leerzeichen einfügen.
die WENN-Funktion
Zur grundsätzlichen Funktionsweise der WENN-Funktion eine kleine Grafik
Die Syntax der WENN-Funktion besteht aus drei Teilen:
- Definition einer Bedingung
Hier müssen Sie eine Bedingung formulieren, die als Ergebnis Ja oder Nein liefern kann. Z.B. 2 ist größer als 1, oder gibt es einen Titel...
- der DANN-Wert
Wenn die Prüfung der Bedingung den Wert Ja ergibt, wird ausgeführt was hier definiert ist.
- der SONST-Wert
Wenn die Prüfung der Bedingung den Wert Nein ergibt, wird ausgeführt was hier definiert ist
Wenn... in Word
In Word können Sie sehr bequem die WENN-Funktion definieren. Am Beispiel des Titel im Briefkopf soll dies nun gezeigt werden:
Öffnen Sie Ihr Seriendruck-Hauptdokument, setzen Sie den Cursor zwischen das Datenfeld Titel und Vorname im Briefkopf - es darf kein Leerzeichen zwischen den Datenfeldern stehen! - und fügen Sie über die Schaltflächen die WENN-Funktion ein:
Es öffnet sich ein Fenster zur Definition der Funktion
Wir benötigen eine Abfrage im Feldnamen Titel. Beim Vergleich fragen wir, ob das Datenfeld ist nicht leer - also ein Titel vorhanden ist. Das Textfeld Vergleichen mit bleibt leer.
Bei Dann diesen Text einfügen tippen Sie nur ein Leerzeichen ein, bei Sonst diesen Text einfügen wird nichts eingeben. Dies wird dann mit [ OK ] bestätigt.
In Ihrem Worddokument können Sie nun in der Seriendruckvorschau überprüfen, ob bei den Adressaten mit Titel - ggf. probeweise einen entsprechenden Datensatz anlegen - das Leerzeichen zwischen Titel und Vorname erscheint.
Feldfunktion prüfen
Sollten Sie etwas verändern wollen, müssen Sie sich die Feldfunktionen anzeigen lassen. öffnen Sie das Menü [ Extras ] [ Optionen ] und das Register [ Ansicht ]. Dort können Sie die Anzeige der Feldfunktionen aktivieren und sehen folgendes Ergebnis...
Schneller geht es mit der Tastenkombination [ Alt ] [ F9 ]
Sie sehen (hier gelb hinterlegt) die Funktion:
- In geschweiften Klammern die WENN-Funktion,
- die Bedingung ebenfalls in geschweiften Klammern
- das Seriendruckfeld "Titel" welches ungleich ( < > ) leer ( "" ) ist,
- den DANN-Wert Ein Leerzeichen: ( " " )
- den SONST-Wert Hier steht nix: ( "" )
Schalten Sie über Extras / Optionen oder [ F9 ] die Ansicht der Feldfunktionen wieder aus.
Die Bezeichnungen für Seriendruckfeld unterscheiden sich bei verschiedenen Word-Versionen
die Briefanrede
Für die Briefanrede gibt es mehrere Dinge zu beachten. Es gibt natürlich auch mehrere Möglichkeiten hier zu dem selben Ergebnis zu gelangen (z.B. über verschachtelte Funktionen).
Für die Anrede benötigen wir folgende Funktionen die Anrede Sehr geehrter Herr / Frau / Firma den Titel inklusive dem dann folgenden Leerzeichen den Anredenamen das Komma am Ende
1. Im ersten Teil der Anrede muss jeder Fall (Herr, Frau, Firma) abgefragt werden: Wenn Anrede ist gleich Herrn, dann "Sehr geehrter Herr ". Wichtig ist hierbei das Leerzeichen hinter Herr!
Direkt im Anschluss - nach Eingabe der Funktion Wenn Anrede = Herrn - das gleiche für Frau und "Sehr geehrte Damen und Herren" (hier ohne Leerzeichen am Ende) für Firma.
2. Nach den Anreden wird direkt das Seriendruckfeld Titel eingefügt. Sofort anschließend die von oben bekannte WENN-Funktion: Wenn Titel ist nicht leer, dann Leerzeichen.
3. Nun folgt Seriendruckfeld einfügen: Name. In dem Fall, dass nur ein Firmenname vorhanden und in der Datenquelle bei Anrede auch Firma steht, bleibt das Namensfeld leer, es erscheint "Sehr geehrte Damen und Herren"...
4. Zu guter letzt noch das Komma eintippen und es ist fertig. In der folgenden Grafik habe ich die einzelnen Bedingungs- und Datenfelder zwecks Übersichtlichkeit in jeweils eine Zeile gesetzt. Diese sind (und müssen auch) ohne Absatz hintereinander stehen.
als Dokument-Vorlage speichern
Speichern Sie Ihr Seriendruck-Hauptdokument ab. Wenn Sie das Dokument als Dokumentvorlage abspeichern, können Sie immer wieder neue Briefe auf Basis der einen Datenquelle erstellen.
Sie können in Ihrer Datenquelle natürlich auch weitere Datenfelder definieren, die Sie innerhalb des Textes einfügen, oder die Sie für Abfragekriterien nutzen.
