Serienbrief mit Word
Diesr Text gliedert sich in drei Hauptbereiche:
- Der Aufgabenbereich Seriendruck
- Das Hauptdokument und die Seriendrucksymbolleiste
- Mit Bedingungsfeldern arbeiten
Weitere Unterkapitel beschäftigen sich mit:
Der Aufgabenbereich Seriendruck
Start Seriendruck :: Datenquelle wählen :: in Excel
Zuerst einmal ein paar Definitionen: Ein Serienbrief ist ein einheitliches Dokument, das mehrfach gedruckt, an bestimmten Stellen variable Angaben einsetzt, die in einer Datenliste zuvor gespeichert wurden. I.d.R. handelt es sich um einen in weiten Teilen einheitlichen Brief, der an eine Reihe unterschiedlicher Adressaten versendet werden soll.
Der Serienbrief benötigt: ein Serienbrief-Hauptdokument, in dem der einheitliche Text geschrieben wird, sowie Datenfelder mit Bezug zur Datenquelle eingefügt werden. eine Datenquelle, in Form einer Tabelle, in der die z.B. verschiedenen Adressaten des Briefes gespeichert werden.
Die Datentabelle enthält die Datensätze (jeweils eine Adresse) mit verschiedenen Datenfeldern (die Überschriften, wie Name, Vorname, PLZ, Ort...).
Durch die Verbindung, dem Zusammenführen von Hauptdokument und Datenquelle entsteht der Seriendruck
Seriendruck einrichten
Anhand eines Standard-Briefes wird im Folgenden die Seriendruckfunktion dargestellt. Es kommen dabei verschiedene Datenquellen zum Einsatz.
Erstellen Sie den Brief, der als Seriendruck-Hauptdokument dienen soll (Sie können auch mit einem leeren Dokument beginnen, oder direkt eine Dokument-Vorlage erstellen). Wählen Sie, nachdem Sie Ihr Dokument gespeichert haben, den Menübefehl:
Extras / Briefe und Sendungen / Serienbrieferstellung...
Es öffnet sich der entsprechende Aufgabenbereich.
Wählen Sie im ersten Schritt des Aufgabenbereichs, dass Sie Briefe erstellen wollen und klicken Sie anschließend auf "Weiter: Dokument wird gestartet". Sie kommen zum Schritt 2 des Aufgabenbereichs, in dem Sie das Startdokument wählen
Schritt 1: Varianten
Es stehen verschiedene Möglichkeiten des Seriendrucks zur Auswahl. Neben der Erstellung des "klassischen" Serienbriefes gibt es weitere Möglichkeiten
- E-Mail-Nachrichten,
erstellen Sie gleichlautende Serienmails mit Outlook
- Umschläge,
- Etiketten,
bei Umschlägen und Etiketten können Sie auf zahlreiche Vorlagen für den entsprechenden Ausdruck zurückgreifen. Diese stehen auch für den Einzeldruck unterExtras / Briefe und Sendungen / Umschläge und Etiketten...zur Verfügung - Verzeichnis,
im Gegensatz zum Serienbrief, der im Prinzip für jeden neuen Adressaten ein neues Blatt Papier erstellt, können Sie hier Adress-, Produkt- oder Telefonlisten (-Tabellen) erstellen.
Schritt 2: Aktuelles Dokument oder Vorlage
Klicken Sie hier direkt auf "Weiter: Empfänger wählen" außer Sie wollen noch nachträglich ein schon vorhandenes Dokument (oder eine Vorlage) wählen.
Da noch keine Daten vorhanden sind, geht es weiter mit der Datenquelle.
Schritt 3: Empfänger wählen
Hier ergeben sich verschiedene Optionen:
- Vorhandene Liste verwenden,
mit Zugriff auf Daten, die z.B. in Excel oder Access gespeichert sind (s.u.). - Von Outlook-Kontakten wählen,
mit einigen Einschränkungen in der Flexibilität. Doch mehr in den Anmerkungen zu :: Serienbrief und Outlook - Neue Liste eingeben,
welches eine *.mdb - Datenbankdatei erstellt und für die Aufnahme neuer Adressdaten dient (in früheren Versionen diente hierzu eine Wordtabelle).
Die Eingabemaske für eine "Neue Liste"
Wählen Sie eine entsprechende Option. Wir werden hier mit ein paar Adressen aus einer Excel-Tabelle arbeiten.
Diese Datei können sie :: hier herunter laden
Sie haben unter Excel schon eine Datentabelle mit Adressen, bzw. wollen zukünftig Ihre Adressen in Excel verwalten.
Wenn Sie ein paar Dinge beachten, können Sie später einfach auf Ihre Daten zugreifen. Erstellen Sie eine Exceltabelle mit folgenden Eigenschaften Ihre Datensätze sind zeilenweise angeordnet und es befinden sich keine Leerzeilen in Ihrer Tabelle In der ersten Zeile stehen die Bezeichnungen der Datenfelder: Name, Vorname, Strasse, PLZ... Beginnen Sie in der Zelle A1 mit der Eingabe (Es ist auch möglich über Bereichsnamen zu arbeiten. Dann muss die Tabelle nicht im ersten Tabellenblatt in der Zelle A1 beginnen. Beachten Sie allerdings, dass bei der Erweiterung Ihres Datenbestandes auch der Namensbereich angepasst wird). Speichern Sie Ihre Mappe, z.B. als Adressen.xls
Dies schaut dann ungefähr so aus...
Wenn Sie im Aufgabenbreich an dem oben schon beschriebenen Punkt der Auswahl einer Datenquelle nun unter dem Punkt "Vorhandene Liste verwenden" auf [ Durchsuchen... ] klicken und dann Ihre Excel-Tabelle wählen (auf Datentyp: Excel achten), erscheint ein Fenster zur Auswahl des Datenbereiches.
Wählen Sie hier die entsprechende Tabelle, bzw. den benannten Datenbereich
Nach der Auswahl erscheint ein weiteres Fenster zur Auswahl der Datensätze (einer möglichen Vorauswahl bestimmter Adressen für den Brief - dazu später mehr...). Bestätigen Sie dieses Fenster mit [ O. K. ] um alle Adressen auszuwählen.
Schritt 4: Felder einfügen
Auch hier bestehen verschiedene Möglichkeiten
- Adressblock
- Grußzeile,
zu den Nachteilen des Adressblocks und der Grußzeile
:: hier ein paar Infos - Elektronisches Porto,
hier müssen ggf. Zusatztools von Drittanbietern installiert werden. - Weitere Elemente,
zur individuellen Auswahl der Datenfelder
Weitere Elemente
Setzen Sie den Curser in Ihrem Dokument an die Stelle, an der später die Empfängerdaten erscheinen sollen und wählen sie anschließend "Weitere Elemente"
Es erscheint ein Fenter mit der Auswahlmöglichkeit von Datenfeldern
Wählen Sie "Vorname", "Name", etc. und klicken Sie auf die Schaltfäche "Einfügen". Wenn Sie alle benötigten Felder eingefügt haben können Sie das Fenster schließen und die Felder an die richtige Position schieben und nötige Leerzeichen einfügen.
Das Datenfeld "Anrede" wird erst einmal nicht mit eingefügt (Problem: Herrn... und Herr...). Siehe hierzu das Kapitel
:: mit Bedingungsfeldern arbeiten
Schritt 5: Empfänger bearbeiten
Im Schritt 5: "Vorschau auf Ihre Briefe" können Sie mit den Doppelpfeilen durch die Liste Ihrer Empfänger navigieren, diese Bearbeiten oder vom Druck ausschließen
Empfängerliste bearbeiten
Zur Erklärung der verschiedener Möglichkeiten, siehe die
Anmerkungen :: Empfängerliste bearbeiten
Schritt 6: Seriendruck beenden (?)
Der erst einmal letzte Schritt es Assistenten bietet zwei Optionen
- Drucken...
- Individuelle Briefe bearbeiten...
Die Option "Drucken..." bietet die Auswahl den Brief an alle in der Liste vorhandenen (aber ggf. gefilterten) Empfänger auszudrucken. Sie können den Brief aber auch nur an den gerade auf dem Bildschirm angezeigten Empfänger drucken oder an eine bestimmte Reihe (Empfänger 5 bis 12...).
Die Option "Individuelle Briefe..." erstellt ein neues Word-Dokument, bestehend aus den jeweiligen Briefseiten für jeden Empfänger hintereinander weg. Haben Sie einen dreiseitigen Brief geschrieben, und wollen diesen an 6 Empfänger schicken, wird ein neues 18-seitiges Dokument erstellt, dass individuell bearbeitet werden kann. Das ursprüngliche Serienbriefhauptdokument bleibt bestehen.
...weitere Optionen
An dieser Stelle könnte die Serienbrieferstellung schon abgeschlossen sein. Weitere Möglichkeiten verbirgt Microsoft erst einmal. Über eine angepasste Seriendrucksymbolleiste erhalten Sie weitere Optionen
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:: erweiterter Serienbrief
