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Serienbrief mit Word

Weitere Unterkapitel beschäftigen sich mit:

Seriendruck Symbolleiste

Ist über den Aufgabenbereich das Seriendruckhauptdokument erstellt, bieten sich weitere Möglichkeiten, die hier vorgestellt werden sollen.

Die Seriendrucksymbolleiste ist nicht automatisch eingeblendet, wenn Sie einen Serienbrief erstellen.

Über die Menüs Ansicht / Symbolleisten, Extras / Briefe und Sendungen... oder das Kontextmenü können Sie diese einblenden.

1 Hauptdokument-Setup
Nachträgliches Umwandeln in Etikettenformt, E-Mail, etc. Hier kann auch aus dem Seriendruckhauptdokument wieder ein "normales" Word-Dokument erstellt werden.

2 Datenquelle öffnen
Zur ggf. nachträglichen Änderung der Datenquelle.

3 Seriendruckempfänger
Auswahl und Filterung der Empfänger
siehe auch Kapitel :: Empfängerliste bearbeiten

4 Adressblock einfügen
siehe auch Anmerkung :: Adressblock

5 Grußzeile einfügen
dito

6 Seriendruckfelder einfügen
siehe unten: Symbolleiste anpassen

7 Bedingungsfeld einfügen
Hier lassen sich verschiedene Optionen zur Steuerung des Serienbriefes über ausgewählte Feldfunktionen einfügen. In einem weiteren Kapitel wird dies am Beispiel der Briefanrede beschrieben.

8 Seriendruck-Vorschau
Umschalten zwischen der Ansicht der realen Adressen und der Datenfelder. Gedruckt wird wie am Bildschirm angezeigt

9 Seriendruckfelder hervorheben
Kennzeichnet die Datenfelder deutlich, wird aber ggf. mit ausgedruckt!

10 Übereinstimmende Felder festlegen
siehe auch Kapitel :: Seriendruck und Outlook

11 Etiketten übertragen
Kopiert Datenfelder von der ersten Tabellenzelle des Etikettenblattes auf die übrigen Zellen

12 Navigation
In der Ansicht der Seriendruck-Vorschau navigieren Sie durch die Datensätze. Sie kommen zum ersten, zum vorherigen Datensatz, sehen die aktuelle Datensatz-Nummer, gehen zum nächsten und zum letzten Datensatz.

13 Eintrag suchen
Es öffnet sich eine Suchmaske, in der ich für ein bestimmtes Datenfeld einen Suchbegriff eingeben kann. Z.B. Suche im Datenfeld "Name" nach "Frö" findet den Datensatz Frölich. Über die Schaltfläche [ Weitersuchen ] würde anschließend vielleicht Frömmel gefunden.

14 Fehlerprüfung
Möglicher "Probelauf" vor dem eigentlichen Ausdruck. Überprüft ob Hauptdokument und Datenquelle zusammenpassen.

15 Seriendruck in neues Dokument
Aus dem Seriendruck-Hauptdokument und den verbundenen Datensätzen wird ein neues Dokument erzeugt, bei dem für jeden Datensatz eine entsprechende Anzahl von Seiten erstellt werden. Z.B. ein dreiseitiger Brief ist mit einer Datenquelle mit 6 Datensätzen verbunden. Das hieraus entstehende Dokument ist somit 18 Seiten lang. Dies bietet den Vorteil, dass im Prinzip bei jedem einzelnen Brief der 6 Adressaten individuelle Änderungen vorgenommen werden können, bevor die Briefe (hintereinander in einem Dokument) ausgedruckt werden.

16 Seriendruck an Drucker
Hier wird der Brief pro Datensatz einmal ausgedruckt. Für das vorstehende Beispiel heißt das ebenfalls 18 Seiten, die aber direkt gedruckt werden

17 Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben
Weitergabe der Daten an z.B. Outlook
siehe auch Kapitel :: Seriendruck und Outlook

18 Seriendruckergebnis in Fax ausgeben
(wenn installiert, z.B. über Outlook und Exchange-Server)

Symbolleiste anpassen

Noch ist die Symbolleiste m.M. nach nicht optimal eingerichtet. Über das Kontextmeü oder über das Menü Ansicht / Symbolleisten / Anpassen... können Sie sich diese individuell anpassen.

Die Schaltflächen 4, 5, und 6 habe ich entfernt, die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen" dazu genommen.

Nun ist es für die Steuerung des Serienbriefes nicht mehr notwendig, den Aufgabenbereich offen zu halten.

Serienbrief drucken

Über die Schaltfläche Seriendruck ( 16 ) öffnet sich das Fenster mit der Auswahl der zu druckenden Datensätze. Anschließend wählen Sie noch den Drucker und die Anzahl der Kopien in dem üblichen Druckdialog aus.

einzelner Brief drucken

Eine oftmals nicht berücksichtigte Möglichkeit der Seriendruck-Funktion besteht im Druck eines einzelnen Briefes über die ganz normale Druckfunktion.

Mit Hilfe einer Dokumentvorlage können Sie neue Briefe erstellen, die jeweils mit einer zentralen Datenquelle verbunden sind, in der Sie generell Ihre Adressen speichern.

Sie erstellen eine neue Datei, wählen den gewünschten Adressaten aus und drucken das Dokument über die normale Druckfunktion (Menü oder Standard-Schaltfläche). Es wird darauf hin nur der Brief ausgedruckt, dessen Adressaten Sie auf dem Bildschirm sehen. Den gleichen Effekt haben Sie auch, wenn Sie über die Seriendruckfunktion drucken und dort "Aktuellen Datensatz" wählen.

Datensätze auswählen

Sie haben im Laufe der Zeit viele Adressen in Ihre Datenquelle aufgenommen, möchten nun aber nur einen Teil für einen Serienbrief auswählen. Hier kommt die Abfrage ins Spiel

Es sollen Briefe nur an Adressaten im PLZ-Gebiet 50.000 sowie in Berlin geschickt werden. Über die Abfrage definieren Sie in diesem Fall:

Dieses Thema wird in einem gesonderten Kapitel behandelt

:: Serienbrief, Empfänger wählen

Die korrekte Anrede

Bisher wurde die Anrede nicht berücksichtigt. Um diese korrekt in einem Serienbrief zu realisieren, benötigt man Bedingungsfelder.

Lesen Sie weiter unter :: mit Bedingungsfeldern arbeiten

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