Serienbrief mit Word
- Der Aufgabenbereich Seriendruck
- Das Hauptdokument und die Seriendrucksymbolleiste
- Mit Bedingungsfeldern arbeiten
Weitere Unterkapitel beschäftigen sich mit:
Seriendruck Symbolleiste
Ist über den Aufgabenbereich das Seriendruckhauptdokument erstellt, bieten sich weitere Möglichkeiten, die hier vorgestellt werden sollen.
Die Seriendrucksymbolleiste ist nicht automatisch eingeblendet, wenn Sie einen Serienbrief erstellen.
Über die Menüs Ansicht / Symbolleisten, Extras / Briefe und Sendungen... oder das Kontextmenü können Sie diese einblenden.
1 Hauptdokument-Setup
Nachträgliches Umwandeln in Etikettenformt, E-Mail, etc. Hier kann auch aus dem Seriendruckhauptdokument wieder ein "normales" Word-Dokument erstellt werden.
2 Datenquelle öffnen
Zur ggf. nachträglichen Änderung der Datenquelle.
3 Seriendruckempfänger
Auswahl und Filterung der Empfänger
siehe auch Kapitel :: Empfängerliste bearbeiten
4 Adressblock einfügen
siehe auch Anmerkung :: Adressblock
5 Grußzeile einfügen
dito
6 Seriendruckfelder einfügen
siehe unten: Symbolleiste anpassen
7 Bedingungsfeld einfügen
Hier lassen sich verschiedene Optionen zur Steuerung des Serienbriefes über
ausgewählte Feldfunktionen einfügen. In einem weiteren Kapitel wird dies am
Beispiel der Briefanrede beschrieben.
8 Seriendruck-Vorschau
Umschalten zwischen der Ansicht der realen Adressen und der Datenfelder. Gedruckt wird wie am Bildschirm angezeigt
9 Seriendruckfelder hervorheben
Kennzeichnet die Datenfelder deutlich, wird aber ggf. mit ausgedruckt!
10 Übereinstimmende Felder festlegen
siehe auch Kapitel :: Seriendruck und Outlook
11 Etiketten übertragen
Kopiert Datenfelder von der ersten Tabellenzelle des Etikettenblattes auf die übrigen Zellen
12 Navigation
In der Ansicht der Seriendruck-Vorschau navigieren Sie durch die Datensätze.
Sie kommen zum ersten, zum vorherigen Datensatz, sehen die aktuelle
Datensatz-Nummer, gehen zum nächsten und zum letzten Datensatz.
13 Eintrag suchen
Es öffnet sich eine Suchmaske, in der ich für ein bestimmtes Datenfeld einen
Suchbegriff eingeben kann. Z.B. Suche im Datenfeld "Name" nach "Frö"
findet den Datensatz Frölich. Über die Schaltfläche [ Weitersuchen ] würde
anschließend vielleicht Frömmel gefunden.
14 Fehlerprüfung
Möglicher "Probelauf" vor dem eigentlichen Ausdruck. Überprüft ob Hauptdokument und Datenquelle zusammenpassen.
15 Seriendruck in neues Dokument
Aus dem Seriendruck-Hauptdokument und den verbundenen Datensätzen wird ein
neues Dokument erzeugt, bei dem für jeden Datensatz eine entsprechende Anzahl
von Seiten erstellt werden. Z.B. ein dreiseitiger Brief ist mit einer
Datenquelle mit 6 Datensätzen verbunden. Das hieraus entstehende Dokument ist
somit 18 Seiten lang. Dies bietet den Vorteil, dass im Prinzip bei jedem
einzelnen Brief der 6 Adressaten individuelle Änderungen vorgenommen werden
können, bevor die Briefe (hintereinander in einem Dokument) ausgedruckt
werden.
16 Seriendruck an Drucker
Hier wird der Brief pro Datensatz einmal ausgedruckt. Für das vorstehende
Beispiel heißt das ebenfalls 18 Seiten, die aber direkt gedruckt werden
17 Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben
Weitergabe der Daten an z.B. Outlook
siehe auch Kapitel :: Seriendruck und Outlook
18 Seriendruckergebnis in Fax ausgeben
(wenn installiert, z.B. über Outlook und Exchange-Server)
Symbolleiste anpassen
Noch ist die Symbolleiste m.M. nach nicht optimal eingerichtet. Über das Kontextmeü oder über das Menü Ansicht / Symbolleisten / Anpassen... können Sie sich diese individuell anpassen.
Die Schaltflächen 4, 5, und 6 habe ich entfernt, die Schaltfläche "Seriendruckfeld einfügen" dazu genommen.
Nun ist es für die Steuerung des Serienbriefes nicht mehr notwendig, den Aufgabenbereich offen zu halten.
Serienbrief drucken
Über die Schaltfläche Seriendruck ( 16 ) öffnet sich das Fenster mit der Auswahl der zu druckenden Datensätze. Anschließend wählen Sie noch den Drucker und die Anzahl der Kopien in dem üblichen Druckdialog aus.
einzelner Brief drucken
Eine oftmals nicht berücksichtigte Möglichkeit der Seriendruck-Funktion besteht im Druck eines einzelnen Briefes über die ganz normale Druckfunktion.
Mit Hilfe einer Dokumentvorlage können Sie neue Briefe erstellen, die jeweils mit einer zentralen Datenquelle verbunden sind, in der Sie generell Ihre Adressen speichern.
Sie erstellen eine neue Datei, wählen den gewünschten Adressaten aus und drucken das Dokument über die normale Druckfunktion (Menü oder Standard-Schaltfläche). Es wird darauf hin nur der Brief ausgedruckt, dessen Adressaten Sie auf dem Bildschirm sehen. Den gleichen Effekt haben Sie auch, wenn Sie über die Seriendruckfunktion drucken und dort "Aktuellen Datensatz" wählen.
Datensätze auswählen
Sie haben im Laufe der Zeit viele Adressen in Ihre Datenquelle aufgenommen, möchten nun aber nur einen Teil für einen Serienbrief auswählen. Hier kommt die Abfrage ins Spiel
Es sollen Briefe nur an Adressaten im PLZ-Gebiet 50.000 sowie in Berlin geschickt werden. Über die Abfrage definieren Sie in diesem Fall:
- Die PLZ muß größer oder gleich 50000
- UND kleiner als 60000 sein,
- ODER der Ort ist gleich Berlin
Dieses Thema wird in einem gesonderten Kapitel behandelt
:: Serienbrief, Empfänger wählen
Die korrekte Anrede
Bisher wurde die Anrede nicht berücksichtigt. Um diese korrekt in einem Serienbrief zu realisieren, benötigt man Bedingungsfelder.
Lesen Sie weiter unter :: mit Bedingungsfeldern arbeiten
