Serienbrief mit Word
- Der Aufgabenbereich Seriendruck
- Das Hauptdokument und die Seriendrucksymbolleiste
- Mit Bedingungsfeldern arbeiten
Weitere Unterkapitel beschäftigen sich mit:
Empfänger suchen und filtern
Im Schritt 5 des Assistenten: "Vorschau auf Ihre Briefe" besteht die Möglichkeit geziehlt nach Empfängern zu suchen, die Liste zu filtern und zu sortieren.
Mit den [ « ] [ » ] - Schaltflächen bewege ich von Datensatz (Empfängeradresse) zu Datensatz.
Gibt es einzelne Empfänger, die den Brief nicht bekommen sollen, kann ich über die Schaltfläche [ Empfänger ausschließen ] diese temporär entfernen. Eine übersichtlichere Variante für diesen Zweck wird weiter unten beschrieben.
Über "Empfänger suchen..." erscheint ein entsprechendes Fenster:
Abfragen
Interessant wird es aber erst bei "Empfängerliste bearbeiten...". Dieser Menüpunkt öffnet ein Fenster mit allen Adressen der Datenquelle. Hier habe ich die Möglichkeit die Datensätze zu sortieren. Ein Klick auf den Spaltenkopf "Ort" sortiert mir die Daten von Aachen bis Zürich. Ein weiterer Klick sortiert absteigend mit Zürich beginnend. Analog natürlich auch bei Namen, PLZ, etc.
Die Kontrollkästchen ganz links bieten die Option Empfänger aus der Liste auszuschließen und mit nochmaligem Klick wieder aufzunehmen.
Über den kleinen Pfeil in den Spaltenköpfen öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen. Immer vorhanden sind folgende Optionen:
- Alle
hebt zuvor gewählte Filterungen wieder auf - Leere
z.B.: Alle Datensätze ohne Firmennamen - Nicht leere
z.B.: Alle Datensätze mit Firmennamen - Weitere Optionen...
s.u.
Zusätzlich kann es vorkommen, dass alle Begriffe, die in einem Datenfeld vorkommen als Filterkriterium angeboten werden. Bei unserem Beispiel sind das Herr, Frau und Firma.
Weitere Optionen...
Über diese Schaltfläche öffnet sich ein Abfragefenster, in dem ich mehrere Kriterien definieren - und diese mit UND oder ODER verknüpfen kann
Hier ist es z.B. möglich alle Adressen aus dem PLZ-Gebiet 50000 zu wählen.
Über einen separaten Reiter stehen noch eine Sortierung mit drei Sortierschlüsseln zur Verfügung.
