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Serienbrief mit Word

Weitere Unterkapitel beschäftigen sich mit:

Serienbrief und Outlook

Im Schritt 3 des Assistenten: "Empfänger wählen" definieren Sie, welche Datenquelle für die Serienbrieferstellung genutzt werden soll. Bei Outlook ergeben sich ein paar Besonderheiten.

Es muss ein Kontaktordner von Outlook ausgewählt werden. Haben Sie unter Outlook mehrere Adressbücher, bzw. Kontaktordner erstellt, stehen diese zur Auswahl.

Nach der Auswahl erscheint ein weiteres Fenster zur Auswahl der Datensätze (einer möglichen Vorauswahl bestimmter Adressen für den Brief - siehe hierzu Hauptartikel...). Bestätigen Sie dieses Fenster mit [ O. K. ] um alle Adressen auszuwählen.

Probleme

Leider stehen nicht nicht alle Datenfelder aus Outlook für den Serienbrief zur Verfügung. Weiterhin gibt es Probleme bei Daten wie z.B. Titel.

Outlook-Kategorien

Ein wichtiges und mächtiges Werkzeug bei der Arbeit mit Outlook-Kontakten sind die Kategorien. Ich kann jedem Kontakt ein oder auch mehrere Kategorien zuweisen (Kunde, Projekt A, Projekt N,...) und diese als Auswahlkriterium für den Serienbrief heranziehen.

Leider besteht aber kein Zugriff auf die Kategorien, wenn ich vom Word-Serienbrief auf Outlook-Kontakte zugreife - und damit steht ein wichtiges Abfragekriterium nicht zur Verfügung.

Eine mögliche Lösung wird :: weiter unten beschrieben.

Datenfeld Titel

In Outlook ist das Datenfeld "Anrede" vorgesehen und mit den Bezeichnungen: "Doktor, Familie, Firma, Frau, Herr, Professor..." vorbelegt. Eine frei Eingabe ist zwar möglich, aber eine Vermischung der Anrede und Titel ist nicht sinnvoll, da ich es getrennt benötige. Dafür ein Beispiel

  1. Herrn
    Dr. Hans Mustermann
    Adresse...
     
  2. Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann,

Hier wird deutlich, dass ich für Anrede und Titel zwei unabhängige Datenfelder benötige. Zusätzlich muss wegen "Herrn" und "Herr" auch mit Bedingungsfelder gearbeitet werden.
Siehe hierzu Kapitel :: Bedingungsfelder

Folglich muss ich mit weiteren Feldern in Outlook arbeiten. Es bieten sich hier Benutzerfeld 1 bis 4 an, oder ich definiere eigene Felder (der Feldname "Titel" ist allerdings belegt). Diese Felder können in (neue) Outlook-Formulare und/oder Ansichten eingebunden werden.

Allerdings auch hier wieder das Problem: diese Datenfelder tauchen nicht auf, wenn ich von Word aus mit der Serienbrieffunktion auf die Outlook-Kontakte zugreife.

word-around

Für viele Probleme gibt es Lösungen, oder zumindest "work-arounds". Diese könnten sein:

  1. eine komplette VBA-Programmierung
  2. einen Kniff den ich noch nicht kenne
    (und wo ich für Hinweise dankbar bin...)
  3. oder, ich greife von Outlook aus auf Word zu

Von Outlook nach Word

In den Outlook-Kontakten findet sich der Befehl:
Extras / Seriendruck

Über entsprechend definierte Ansichten und Filterungen in Outlook können ganau die Datensätze angezeigt werden, die benötigt werden. Wichtig bei der Definition der Ansichten ist die Auswahl aller Datenfelder, die in dem späteren Serienbrief verwendet werden sollen.

Optionen

Kontakte
Abhängig davon, ob Ihre Kontakte schon vorher gefiltert wurden, oder Sie einzelne Kontakte ausgewählt und markiert haben (Mehrfachauswahl mit gedrückter [ Strg ] - Taste), stehen folgende Optionen zur Wahl:

Kontaktfelder
Es gibt zwei Optionen:

Sinnvoll ist eigentlich nur die zweite Variante, damit auch wirklich (nur) die gewünschten Datenfelder in Word auftauchen.

Dokument
Hier kommt nun der Haken an der Sache:

Ich kann entweder mit einem neuen (leeren) Dokument beginnen, was natürlich in den seltensten Fällen benötigt wird. Wozu hat man denn seine Dokumentvorlagen!

Als zweite Möglichkeit bietet Outlook die Übergabe der Daten an ein fertiges Dokument. Hier kann ein bestehender Brief genutzt werden, in dem die benötigten Datenfelder schon eingefügt wurden. Dieses Dokument (es funktioniert nicht mit Dokumentvorlagen) müsste nun unter einem neuen Namen gespeichert werden.

Diese Prinzip wiederspricht m.E. dem sicheren und sinvollen Arbeiten mit Dokumentvorlagen.

Kontaktdaten
Die Daten aus dem hier beschriebenen Vorgang werden in einer temporären Datei gespeichert. Diese Datei kann über den Punkt Kontaktdaten angegeben werden.

Das speichern in einer Datei (ob temporär oder fest...) bedeutet auch, dass es keine dynamische Anpassung des "Serienbriefes" an Änderungen in Ihren Outlook-Kontakten gibt, weil die Verbindung zu Outlook nach dem "Serienbrief-Vorgang" aufgehoben ist.

Optionen
Die Standard-Option ist auf "Serienbrief" in "Neues Dokument" voreingestellt. Andere Optionen zaubern den guten alten Seriendruck-Manager hervor. Ja, es gibt Ihn noch. Damit funktioniert der Seriendruck auch noch wie zu Zeiten von Word 6.0

 

Alles in allem sind diese "work-arounds" keine optimale Lösung. Auch die Variante über den einzelnen Kontakt, und dort über das Menü Aktionen / Neuer Brief an Kontakt ist vorsichtig gesagt: nicht ausgereift.

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